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生産性の高い仕事の進め方とは

 

本記事では、生産性の高い仕事の進め方についてご紹介いたします。

社会人3年目である管理人が実際に現場で実行している仕事の進め方です。管理人の仕事ぶりは現場で中々の評判ですよ。(自画自賛ですみません)

 

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目的を考える

 

まず、担当しているタスク、あるいはやりたいことの目的を考えることから始めましょう。

 

「なんのためにこのタスクは存在するのだろう?」と常に疑問をもつのです。

なぜこれが重要なのかと言うと、真の目的が分かれば別の手段をとることもできるからです。例えば、他に効率の良い方法があるかもしれません。さらに言えば、本当に必要なタスクなのか。。。?というところまで辿り着いてしまうかも。

 

ただ言われたままにタスクをこなしていると、絶対に生産性は上がりません。限られた時間で効率的に仕事を進めるには、目的をよく考えて作業を工夫する必要があるのです。

 

段取り力を身につける

 

大きなタスクを任された時、何から始めればよいのか分からない。。。なんてことは多いと思います。

そんな時は、きちんと段取りを検討することから始めることが大事です。

 

「忘年会」というタスクを例にとって、段取りの検討方法を説明します。

まずは、そのタスクを遂行するのに必要と思われるタスクを思いつく限り洗い出します。

忘年会の場合、ざっと以下のような感じしょうか。

 

<忘年会_詳細タスク一覧>

  • 予算の決定
  • 会場の予約
  • 当日のプランをたてる
  • 会の告知と参加者の募集
  • 日程の調整
  • 参加者名および参加人数の確認

 

思いつく限り洗い出したので、順番、優先度は適当な状態です。

ここがかなり大事なのですが、洗い出したタスクを優先度順に並び替えす。このときにタスクの前後関係を意識することがポイントです。

 

<忘年会_詳細タスク一覧_優先度考慮版>

  • 日程の調整
  • 予算の決定
  • 会場の予約
  • 会の告知と参加者の募集
  • 当日のプランをたてる
  • 参加者名および参加人数の確認

 

さて、ここまで終わったら、タスクをもう一度洗い出します。更に細かくタスクを割って見るのです。

例えば、「会場の予約」は大きすぎるタスクです。管理人でしたら、「会場探し」「下見」「予約」の分割します。

 

<忘年会_超詳細タスク一覧_優先度考慮版>

  • 日程の調整
  • 予算の決定
  • 会場の予約
    • 会場探し
    • 下見
    • 予約
  • 会の告知と参加者の募集
  • 当日のプランをたてる
  • 参加者名および参加人数の確認

 

ここまでやってもまだ完了ではありません。最後に、各タスクに期限(できれば予定日&実績日がほしい)と作業者を設定します。

自分ひとりで作業するとは限りません。また、タスクには必ず期限があります。期限がわからなければ上司、あるいは有識者に聞いてください。

 

段取りに関しては、ここまでやっておけば問題ない&生産性爆上げです。やるべきことが明確になっているのですから。

各タスクの段取りを見える化しておけば、仕事がよりスムーズになります。

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常に状況を整理する

 

よく、新人には報連相が大事と言われます。自分から上司に報告に行くことは勿論大事です。

同じように、進捗を聞かれた際、正確に簡潔に状況を答えられることも大事です。上司って、必要になったとき(MTG前とか)によく質問しにきますしね。

 

具体的にどんなことを整理しておけばよいのかを、以下にまとめました。

 

  • 各タスクの進捗(できれば数字で)
  • タスクを遂行する上で時間のかかっているところ
    • 原因を追求して改善できるかも
  • 発生した問題
  • リスク(発生しそうな問題)

 

注意すべき点としては、何か想定外のことが発生したときには必ず理由を聞かれます。理由を追求することで、改善できる可能性があるからです。

まとめ

本記事では管理人が現場で実践している仕事の進め方をご紹介しました。

主に新人の方向けに書いたため、ところどころ上司対策みたいな感じになっちゃいました。

今後は、より実践的なWBS(段取りを組むツール的なやつ)の作成方法など記事にしてみようかと思います。

 

以上、最後までご視聴ありがとうございました。

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